用戶在使用IC卡進(jìn)行打印輸出
辦公設(shè)備每月的運(yùn)行成本是多少？運(yùn)行成本削減30％，可能嗎？防止企業(yè)機(jī)密情報(bào)外泄，您有對(duì)策了嗎？高效的工作效率，怎樣才能實(shí)現(xiàn)呢？
您可能不只一遍探究過(guò)以上問(wèn)題的答案。在提倡削減經(jīng)費(fèi)的今時(shí)今日，您一定想要從根本上削減復(fù)合機(jī)、打印機(jī)等OA設(shè)備的運(yùn)行成本。從紙張的使用開(kāi)始到電話費(fèi)和電費(fèi)的消耗，杜絕浪費(fèi)。您一定曾經(jīng)為由辦公設(shè)備的輸入輸出引起的紙張信息外泄而擔(dān)憂不已，并且為維持高效的輸出環(huán)境，提升工作效率而不斷努力。
從現(xiàn)狀來(lái)看，能夠很好的把握每月辦公設(shè)備的運(yùn)行成本的公司不是很多，為此柯尼卡美能達(dá)提供的“評(píng)估調(diào)查”*辦公解決方案就能幫您——以現(xiàn)狀調(diào)查分析為基礎(chǔ)，對(duì)辦公設(shè)備的輸出量、總體使用成本進(jìn)行可視化分析的基礎(chǔ)上，優(yōu)化辦公設(shè)備配置，降低辦公管理成本，提高辦公安全性。化學(xué)材料巨頭羅門哈斯公司*在導(dǎo)入了柯尼卡美能達(dá)復(fù)合機(jī)產(chǎn)品及其辦公解決方案后，完成了對(duì)設(shè)備的評(píng)估調(diào)查，將使用情況和成本可視化，通過(guò)設(shè)備管理軟件的運(yùn)用，將處理機(jī)器故障所發(fā)生的工作量減少到1/3，并使用IC卡認(rèn)證提高了辦公的安全性，帶動(dòng)了整體效率的提升。
混合使用辦公設(shè)備，增加了后期管理工時(shí)
在特殊化學(xué)材料領(lǐng)域中，成立百年的羅門哈斯公司以其經(jīng)營(yíng)規(guī)模和業(yè)績(jī)始終位于行業(yè)領(lǐng)先地位，其全球第二大研發(fā)中心就坐落于中國(guó)上海張江高科技園區(qū)內(nèi)，規(guī)模僅次于位于北美的研發(fā)中心總部，在業(yè)務(wù)上涵蓋了整個(gè)亞太地區(qū)。2006年8月，羅門哈斯研發(fā)中心正式成立，約有800名員工陸續(xù)搬入研發(fā)中心全新的辦公大樓進(jìn)行辦公。在當(dāng)時(shí)，該研發(fā)中心由于集合了多個(gè)分支的資產(chǎn)，所以使用了大約有100臺(tái)的辦公設(shè)備。辦公設(shè)備由采購(gòu)部、行政部和IT部門共同承擔(dān)管理責(zé)任。羅門哈斯研發(fā)中心的IT基礎(chǔ)設(shè)施負(fù)責(zé)人李明先生回憶起當(dāng)時(shí)的情形，說(shuō)道“盡是些打印機(jī)和傳真機(jī)這樣功能單一的辦公設(shè)備。而且，不同廠家的設(shè)備混在一起，購(gòu)買后使用的年數(shù)也是五花八門的。”
在那種混合使用的環(huán)境中，往往會(huì)有辦公設(shè)備運(yùn)行和管理上的各種難題。“故障或更換耗材的頻率非常的高。IT部光是應(yīng)對(duì)公司內(nèi)各部門頻繁提出的修理要求就耗費(fèi)了大量的人力。再加上辦公設(shè)備的運(yùn)行成本很難掌握，這都是很棘手的問(wèn)題。”
評(píng)估調(diào)查，實(shí)現(xiàn)使用情況和成本的可視化
公司為了解決這些課題，向幾家辦公設(shè)備供應(yīng)商征求建議。經(jīng)過(guò)多方的討論比較，最終選擇了柯尼卡美能達(dá)的解決方案。
選中柯尼卡美能達(dá)的重要理由就是柯尼卡美能達(dá)所提供的評(píng)估調(diào)查服務(wù)。此調(diào)查就是根據(jù)現(xiàn)有辦公環(huán)境中辦公設(shè)備的放置情況、過(guò)去1年辦公耗材成本與現(xiàn)有設(shè)備的輸出張數(shù)， 通過(guò)對(duì)管理者及使用者進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查等手段，對(duì)設(shè)備使用情況和成本等現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)查和分析。
“以前，公司內(nèi)辦公設(shè)備的數(shù)量實(shí)在太多了，在公司里有什么設(shè)備，使用中的狀況到底是怎樣的，運(yùn)行成本是多少等問(wèn)題，從整體上把握是很困難的。多虧了柯尼卡美能達(dá)評(píng)估調(diào)查服務(wù)，使我們能夠很明確的掌握了這些信息。” 羅門哈斯公司的李先生這樣說(shuō)道。
通過(guò)評(píng)估，就使得本來(lái)隱藏的問(wèn)題顯現(xiàn)出來(lái)了。比如，單一功能的不同品牌的辦公設(shè)備多臺(tái)使用；還存在耗材由使用設(shè)備的部門自行購(gòu)買等情況，無(wú)法對(duì)現(xiàn)有的辦公設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一的管理，其次，與辦公設(shè)備的數(shù)量相比，管理這些設(shè)備的工作人員實(shí)在太少了等課題。
此外，通過(guò)對(duì)辦公設(shè)備使用現(xiàn)狀的調(diào)查和分析，找到了解決這些問(wèn)題的具體辦法。李先生舉了其中的一例: “要削減運(yùn)行成本，首先要能不斷地掌握打印和復(fù)印的使用情況，在根本上將這些統(tǒng)計(jì)結(jié)果可視化，然后，讓員工們看到這些統(tǒng)計(jì)結(jié)果，讓他們?cè)鰪?qiáng)削減辦公成本意識(shí)是非常有必要的。柯尼卡美能達(dá)提供的方案就是以這些問(wèn)題的調(diào)查和分析結(jié)果為基礎(chǔ)，通過(guò)使用裝載IC卡認(rèn)證選購(gòu)件的復(fù)合機(jī)、軟件及服務(wù)，對(duì)工作效率、成本、安全性等多個(gè)方面進(jìn)行合理配置的解決方案。“改善后的效果用數(shù)字來(lái)體現(xiàn)是非常有幫助的。” 李先生這樣強(qiáng)調(diào)。他在綜合了性價(jià)比等方面，最后決定采用這個(gè)方案。
故障應(yīng)對(duì)時(shí)間減少到1/3 通過(guò)使用 IC卡提高了辦公安全性
導(dǎo)入解決方案的時(shí)候，并不是一次性將所有設(shè)備進(jìn)行更換，而是分階段實(shí)施。首先嘗試更換使用的設(shè)備是柯尼卡美能達(dá)的2臺(tái)彩色多功能復(fù)合機(jī)bizhub C451和2臺(tái)黑白復(fù)合機(jī)bizhub 501。這4臺(tái)設(shè)備取代了原有的10臺(tái)辦公設(shè)備的所有功能。同時(shí)還導(dǎo)入了統(tǒng)計(jì)管理軟件和設(shè)備管理軟件實(shí)現(xiàn)了對(duì)辦公設(shè)備的統(tǒng)一管理。
導(dǎo)入后，得到了多種成效。設(shè)備發(fā)生故障和卡紙的情況不但明顯減少了,設(shè)備管理效率也提高了。導(dǎo)入前，每次設(shè)備發(fā)生故障，都必須到設(shè)備放置處，確認(rèn)該設(shè)備的問(wèn)題。導(dǎo)入后如果設(shè)備再發(fā)生問(wèn)題，利用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)視的監(jiān)測(cè)，管理者就能通過(guò)電子郵件和手機(jī)自動(dòng)收到相應(yīng)的問(wèn)題報(bào)告。
“能夠馬上掌握到發(fā)生問(wèn)題的設(shè)備所處的場(chǎng)所及問(wèn)題種類等信息，就可以準(zhǔn)確迅速地處理問(wèn)題。而且，在復(fù)合機(jī)使用量較大的財(cái)務(wù)中心，處理故障的時(shí)間減少到1/3，這樣的話設(shè)備管理工作量也減少了”。
此外，還配合導(dǎo)入了現(xiàn)有公司IC卡的認(rèn)證打印。其結(jié)果在提高辦公安全性方面取得了很大的成效。通過(guò)各個(gè)用戶復(fù)印、打印量的統(tǒng)計(jì)使辦公成本的管理更加簡(jiǎn)單，運(yùn)用高速彩色掃描功能提高工作效率。 至于在柯尼卡美能達(dá)售后服務(wù)方面， 李先生評(píng)價(jià)道“服務(wù)人員的應(yīng)對(duì)很迅速，非常放心。”
由于這次嘗試性地導(dǎo)入柯尼卡美能達(dá)的辦公解決方案，在大幅度削減了設(shè)備使用成本的基礎(chǔ)上，設(shè)備管理工作量的減少而導(dǎo)致企業(yè)在人員開(kāi)支的大幅度減少，使得企業(yè)的總體辦公設(shè)備運(yùn)行成本得到縮減。羅門哈斯預(yù)想，如果條件許可，希望在整個(gè)中國(guó)研發(fā)中心推廣此辦公解決方案，并且柯尼卡美能達(dá)將會(huì)一如既往支持羅門哈斯公司的業(yè)務(wù)發(fā)展。
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